Oude telefonie en nieuwe communicatie

We lopen al aardig richting de jaarwisseling. Marketingafdelingen zijn de plannen voor 2025 al aan het vormgeven. De vraag is of hier al rekening mee is gehouden.

We kunnen duidelijk zijn, de propositie van oplossingen gebaseerd op Teams Phone heeft de wind in de rug. De digitale werkplek is veelal gebaseerd op Microsoft365 en de implementators hiervan hebben een sterke positie binnen de IT-afdelingen. Hun pleidooi om over te stappen op Teams Phone is sterk. En ik hoor het hun al zeggen: “Kiest u voor oude telefonie of voor nieuwe communicatie?”

Tsja, kies je voor oud of voor nieuw? Iederen kiest graag voor nieuw, voor vooruitgang.

En laten we eerlijk zijn, Teams is ijzersterk waar het gaat om het kanaliseren van de interne communicatie- en werkstromen. Het einde van (cloud-)telefonie?

Even de feiten op een rijtje. Teams biedt een fantastisch platform en Teams Phone sluit daar naadloos op aan. Is er dan niets aan te merken op Teams Phone? Teams Phone biedt nog steeds niet alle telefonie-functionaliteiten. Additionele applicaties bieden vaak een oplossing, maar niet altijd.

Heeft een organisatie, die het hybride werken propageert, al deze telefonie-functionaliteiten nog nodig? Soms wel, soms niet. Feit is wel dat cloudtelefonie voorziet in alle gebruikelijke telefonie-funtionaliteiten. En deze cloudtelefonie-oplossingen sluiten heel goed aan op de door de vendor geboden unified-communication oplossingen. Dat werkt naadloos en biedt toegevoegde waarde.

Echter veel organisaties zijn voor de kantoorautomatisering gestandaardiseerd op Microsoft. Teams is, mede door Corona in het zadel geholpen, de defacto standaard voor de interne communicatie,

Veel cloudtelefonie-oplossingen koppelen moeizaam met Teams en het leidt er vaak toe dat er wordt afgezien van het koppelen.

Als organisatie sta je voor de keuze: doorgaan met (cloud-)telefonie met alle bekende functionaliteiten maar zonder (goede) integratie met Teams of kies je voor Teams Phone met de integratie van de communicatiekanalen en met het doen van consessies wat betreft telefoniefunctionaliteiten.

Een derde mogelijkheid is niet kiezen. Als organisatie beide oplossingen naast elkaar gebruiken voor de specifieke doelgroepen en voor lief nemen dat er twee platformen moeten worden beheerd. Is er nog een vierde mogelijkheid? Ja, die is er. Het zoeken naar een provider die een totaal platform biedt met beide omgevingen. Ik heb daarvan één voorbeeld gezien in de markt en daarvoor was wel een fusie nodig tussen een cloudtelefonie leverancier en een Teams-huis.

Momenteel heb ik twee projecten onderhanden bij gemeentes. Het is opvallend om te constateren dat de ene gemeente typisch geschikt is voor cloudtelefonie en de andere voor Teams Phone. Dat zijn niet alleen technische redenen. De organisatie moet passen bij de oplossing. Zeggen dat medewerkers maar moeten vertrekken als ze niet passen bij de geboden oplossing is naar mijn mening niet de weg om te gaan. Anderzijds hoeft de organisatie veranderingen niet te laten afhangen van de wendbaarheid van de medewerkers. Ook hier is een gevoel voor de juist oplossing op zijn plaats. Inmiddels heb ik gelukkig wel zicht gekregen op welke elementen hierin belangrijk zijn.

Er is dus geen goed of fout, er is geen ‘oud’ en ‘nieuw’. Er is wel vernieuwing waarbij de juiste oplossing in die situatie goed is en een onjuiste oplossing fout is. Een nuanceverschil in tekst maar een wereld van verschil dat maakt of een implementatie slaagt of faalt.

Maar even terug naar het begin. De cloudtelefonie-leveranciers hebben een uitdaging. Hun afdeling Marketing heeft een uitdaging. Hoe buig je de vergelijking ‘oude telefonie/nieuwe communicatie’ om naar een thema dat jouw propositie anders in de markt komt te staan. Daar red je het niet met nieuwe functionaliteiten. Er moet een beter verhaal komen of, nog beter, een goede integratie met Teams. De  markt vraagt erom, dus het verhaal moet kloppen.

De uitdaging ligt bij de marketeers, want anders wordt oud ‘out’. En daar zit niemand op te wachten, ook de organisaties niet die voor die keuze staan. Het gaat om beeldvorming. Dat weten marketeers als geen ander. Beeldvorming en daarna natuurlijk waarmaken.

Ik wens u creatieve marketingplannen toe als begin voor een nieuw jaar.

Marcel Ederveen

Senior Consultant

MEcom Consulting (verbonden aan Nivo)